Forum SAGA

Aici ne tutuim, vorbim, ne imprietenim
Acum este Joi Iul 31, 2014 1:16 am

Ora este UTC + 2




Scrie un subiect nou Răspunde la subiect  [ 9 mesaje ] 
Autor Mesaj
 Subiectul mesajului: pastrarea documentelor
MesajScris: Mar Feb 12, 2008 3:39 pm 
Neconectat

Membru din: Mar Ian 16, 2007 1:00 am
Mesaje: 4
va rog mult sa-mi spuneti, daca stie cineva, ce se poate face cu documentele contabile dupa expirarea termenului legal de pastrare in unitate


Sus
 Profil  
 
 Subiectul mesajului: pastrarea documentelor
MesajScris: Dum Feb 17, 2008 1:14 pm 
Neconectat

Membru din: Joi Ian 01, 1970 2:00 am
Mesaje: 217
Localitate: Cluj-Napoca
Legislatia actuala a marit durata obligativitatii pastrarii documentelor de la 5 la 10 ani, cu exceptia statelor de plata, care se pastreaza 50 de ani. Oricum suntem obligati, dupa expirarea termenului legal de pastrare, sa ne adresam Directiei Judetene a Arhivelor Statului si numai dupa acordul scris al lor sa "indepartam" documentele. Legea ii obliga pe arhivisti sa viziteze firma, sa selecteze si sa preia documentele pe care le considera de interes economic sau istoric. Cum spatiul de depozitare al Arhivelor Statului este limitat, iar numarul de angajati este redus, sa nu va asteptati la o reactie rapida din partea lor. Sa ne consolam cu faptul ca documentele pot avea valoare istorica si vor fi de folos nepotilor care poate vor dori sa reconstituie arborele genealogic al familiei patronului .... sau cine stie?


Sus
 Profil  
 
 Subiectul mesajului: pastrarea documentelor
MesajScris: Dum Feb 17, 2008 7:44 pm 
Neconectat

Membru din: Joi Ian 01, 1970 2:00 am
Mesaje: 217
Localitate: Cluj-Napoca
Revin cu un pasaj din Legea de functionare a Arhuivelor Statului. Sper sa fie de folos.

CAPITOLUL III
Obligatiile creatorilor si detinatorilor de documente

Secţiunea I
Evidenta documentelor

Art. 7. - Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor intrate, a celor intocmite pentru uz intern, precum si a celor iesite, potrivit legii.
Art. 8. - Anual, documentele se grupeaza in unitati arhivistice, potrivit problematicii si termenelor de pastrare stabilite in nomenclatorul documentelor de arhiva, care se intocmeste de catre fiecare creator pentru documentele proprii.
Nomenclatoarele intocmite de creatori la nivel central se aproba de catre Arhivele Nationale, iar cele ale celorlalti creatori, de catre directiile judetene ale Arhivelor Nationale, potrivit anexei nr. 1.
Art. 9. - Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente in al doilea an de la constituire, pe baza de inventar si proces-verbal de predare-primire, intocmite potrivit anexelor nr. 2 si 3.
Evidenta tuturor intrarilor si iesirilor de unitati arhivistice din depozit se tine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4.
Scoaterea documentelor din evidenta arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau detinatorilor de documente si cu avizul Arhivelor Nationale sau al directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, in functie de creatorii la nivel central sau local, in urma selectionarii, transferului in alt depozit de arhiva sau ca urmare a distrugerii provocate de calamitati naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil si de neinlaturat.

Secţiunea a II-a
Selectionarea documentelor

Art. 10. - In cadrul Arhivelor Nationale functioneaza comisia centrala de selectionare a documentelor, care coordoneaza activitatea de selectionare a documentelor intocmite si detinute de creatorii la nivel central, iar in cadrul directiilor judetene ale Arhivelor Nationale functioneaza cate o comisie de selectionare a documentelor, care coordoneaza activitatea de selectionare a documentelor intocmite si detinute de ceilalti creatori.
Modul de organizare si atributiile comisiilor prevazute la alin. 1 se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistica, aprobate de directorul general al Arhivelor Nationale.
Art. 11. - In cadrul fiecarei unitati creatoare si detinatoare de documente functioneaza cate o comisie de selectionare, numita prin decizia sau ordinul conducatorului unitatii respective, fiind compusa din: un presedinte, un secretar si un numar impar de membri numiti din randul specialistilor proprii. Aceasta comisie se intruneste anual sau ori de cate ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte, stabilindu-i valoarea practica sau istorica; hotararea luata se consemneaza intr-un proces-verbal, intocmit potrivit anexei nr. 5.
Procesul-verbal de selectionare, insotit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum si de inventarele documentelor ce se pastreaza permanent, se inainteaza spre aprobare Comisiei centrale de selectionare, in cazul creatorilor si detinatorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, in cazul celorlalti creatori si detinatori de documente.
Documentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina numai in baza proceselor-verbale ale comisiilor prevazute la alin. 2.
In cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate.

Secţiunea a III-a
Pastrarea documentelor

Art. 12. - Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa pastreze documentele create sau detinute in conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii in alte conditii decat cele prevazute de lege.
Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente sunt obligate sa le pastreze in spatii special amenajate pentru arhiva. Noile constructii ale creatorilor si detinatorilor de arhiva vor fi avizate de catre Arhivele Nationale sau directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, numai daca au spatii prevazute pentru pastrarea documentelor.
Arhivele Nationale si directiile judetene ale Arhivelor Nationale pot prelungi termenul de pastrare a documentelor la detinatori pana la asigurarea spatiilor necesare preluarii lor.
Depozitele de arhiva vor fi dotate, in functie de formatul si de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pastrare si de protejare a acestora, precum si cu mijloace, instalatii si sisteme de prevenire si stingere a incendiilor.

Secţiunea a IV-a
Depunerea documentelor la Arhivele Nationale

Art. 13. - Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente depun spre pastrare permanenta la Arhivele Nationale si la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa cum urmeaza:
a) documentele fotografice, precum si peliculele cinematografice, dupa 20 de ani de la crearea lor;
b) documentele scrise, cu exceptia actelor de stare civila si a documentelor tehnice, dupa 30 de ani de la crearea lor;
c) documentele tehnice, dupa 50 de ani de la crearea lor;
d) actele de stare civila, dupa 100 de ani de la intocmirea lor;
e) matricele sigilare confectionate din metal, avand inscrise toate insemnele legale si denumirea completa a unitatii, dupa scoaterea lor din uz.
Art. 14. - Creatorii si detinatorii de arhiva pot detine documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei si dupa expirarea termenului de depunere, daca sunt necesare in desfasurarea activitatii lor, pe baza aprobarii directorului general al Arhivelor Nationale, in cazul creatorilor si detinatorilor la nivel central, si a directorilor directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, pentru ceilalti creatori si detinatori, in conditiile respectarii prevederilor prezentei legi.
Ministerul Apararii Nationale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Roman de Informatii, Serviciul de Informatii Externe, Serviciul de Protectie si Paza, alte organe cu atributii in domeniul sigurantei nationale, precum si Academia Romana isi pastreaza documentele proprii in conditiile prezentei legi si dupa expirarea termenelor prevazute la art. 13.
Art. 15. - Organizatiile particulare si persoanele fizice care detin documente din Fondul Arhivistic National al Romaniei le pot depune la Arhivele Nationale sub forma de custodie sau donatie, scutite de taxe si impozite.
Detinatorul care doreste sa vanda documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei este obligat sa comunice aceasta Arhivelor Nationale sau, dupa caz, directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, care au prioritate la cumpararea oricaror documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei si care trebuie sa se pronunte in termen de 60 de zile de la data inregistrarii comunicarii.
Art. 16. - Documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile individuale ale cetatenilor, vor fi pastrate de catre creatorii si detinatorii de documente.
Art. 17. - Creatorii si detinatorii de documente, prevazuti la art. 14 si 15, sunt obligati sa depuna la Arhivele Nationale sau la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, cate un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le detin, la expirarea termenelor de depunere a acestora.
Art. 18. - In cazul desfiintarii, in conditiile legii, a unui creator de documente, persoana juridica, fara ca activitatea acestuia sa fie continuata de altul, documentele cu valoare istorica, in sensul art. 2, vor fi preluate de catre Arhivele Nationale sau de directiile judetene ale Arhivelor Nationale, iar cele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurari sociale ale cetatenilor, vor fi preluate de casele judetene de pensii sau ale sectoarelor municipiului Bucuresti, dupa caz.
Art. 181. - Creatorii si/sau detinatorii de documente, persoane juridice, care isi schimba regimul de proprietate sau isi modifica obiectul de activitate, precum si noii detinatori care preiau patrimoniul au obligatia sa dispuna masuri pentru pastrarea, conservarea si evidenta arhivei, in conditiile prevazute de lege.
Unitatile prevazute la alin. 1 sunt obligate sa ia masuri impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii fara drept a documentelor din arhiva.
Documentele mentionate la alin. 2 se depoziteaza in conditii si in locuri stabilite prin acte bilaterale incheiate cu reprezentantii Arhivelor Nationale sau ai directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, cu exceptia celor cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurari sociale ale cetatenilor, care se depoziteaza la casele judetene de pensii sau ale sectoarelor municipiului Bucuresti.
Carnetele de munca se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai acestora, dupa caz
Art. 19. - Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei o data intrate, potrivit legii, in depozitele Arhivelor Nationale si/sau ale directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu exceptia celor predate in custodie. [/url]


Sus
 Profil  
 
 Subiectul mesajului:
MesajScris: Mie Feb 20, 2008 4:42 pm 
Neconectat

Membru din: Joi Ian 01, 1970 2:00 am
Mesaje: 217
Localitate: Cluj-Napoca
............................ INVENTARUL PE ANUL ......
(denumirea creatorului) pentru documentele care se pastreaza
.............................. permanent sau temporar
(denumirea compartimentului)

------------------------------------------------------------------------------
Nr. Indicativul dosarului Continutul pe scurt Datele Numarul Obser
crt. dupa nomenclator al dosarului, externe filelor vatii
registrului etc.
------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------

Prezentul inventar format din ........... file contine ............ dosare,
registre, condici, cartoteci etc.
Numerele ............... au fost lasate la ...................., nefiind
incheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. ...............
Astazi .................... s-au preluat ........... dosare.

Am predat, Am primit,

Format A4





Institutia ......................
(societate comerciala)

PROCES-VERBAL
de predare-primire a documentelor

Astazi, .........., subsemnatii ..........................................,
delegati ai compartimentului ........................., si ...................,
arhivarul institutiei .........................., am procedat primul la predarea
si al doilea la preluarea documentelor create in perioada ................ de
catre serviciul mentionat, in cantitate de .......... dosare.
Predarea-primirea s-a facut pe baza inventarelor anexate, cuprinzind .......
...... pagini, conform dispozitiilor legale.

Am predat, Am primit,



..........................
(denumirea creatorului)
..........................
..........................
(sediul)
PROCES-VERBAL Nr. ............

Comisia de selectionare, numita prin Ordinul nr. ...... din .........,
selectionind in sedintele din ........ documentele din anii*) ..................
avizeaza ca dosarele din inventarele anexate sa fie inlaturate ca nefolositoare, expirindu-le termenele de pastrare prevazute in nomenclatorul unitatii.

Presedinte, Membri, Secretar,
.................... .................... ....................
(numele si prenumele) (numele si prenumele) (numele si prenumele)
Semnatura Semnatura Semnatura
..................... ..................... .....................
..................... ..................... .....................
.....................
.....................

--------------
*) Anii extremi.

Format A5




REGISTRU DE EVIDENTA
a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice
------------------------------------------------------------------------------
Numarul de dosare Iesiri din arhiva
Nr. Preluari Denumirea Datele extreme --------------------
crt. Data comparti- ale documen- Dupa Primite
mentului telor inventar efectiv
------------------------------------------------------------------------------
1 2 3 4 5 6 7
------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------
[/url]


Sus
 Profil  
 
 Subiectul mesajului:
MesajScris: Mar Iun 03, 2008 2:59 pm 
Neconectat

Membru din: Joi Mar 15, 2007 12:00 am
Mesaje: 37
Acest topic s-a accesat automat cand am cautat pe forum "documente cu regim special", l-am citit in prealabil de a pune intrebarea, dar nu are nici o legatura. Intrebarea era daca mai este obligatorie evidenta pe fisele de magazie speciale 14-3-8/b a documentelor cu regim special conf anexa 1b la hg831. Oricum multumesc pt amabilitate! Si as mai indrazi sa va deranjez cu o intrebare cum se organizeaza evidenta ordinelor de compensare? Multumesc anticipat!


Sus
 Profil  
 
 Subiectul mesajului:
MesajScris: Mar Iun 03, 2008 3:29 pm 
Neconectat

Membru din: Mar Dec 05, 2006 1:00 am
Mesaje: 507
Localitate: Bucuresti
Nu se mai intocmeste fisa regimului special.


Sus
 Profil  
 
 Subiectul mesajului:
MesajScris: Mar Iun 03, 2008 4:57 pm 
Neconectat
Avatar utilizator

Membru din: Joi Ian 17, 2008 12:00 am
Mesaje: 324
Localitate: Bucuresti,Tei
poti sa ne spui si baza legala ca sa stim ce spunem la un eventual control ?

_________________
Keep Walking!


Sus
 Profil  
 
 Subiectul mesajului:
MesajScris: Mar Iun 03, 2008 5:30 pm 
Neconectat

Membru din: Mar Dec 05, 2006 1:00 am
Mesaje: 507
Localitate: Bucuresti
Ordinul 2226/2006 care elimina regimul special al documentelor.


Sus
 Profil  
 
 Subiectul mesajului: Re: pastrarea documentelor
MesajScris: Lun Iun 11, 2012 1:43 pm 
Neconectat

Membru din: Mar Noi 25, 2008 12:00 am
Mesaje: 1003
Localitate: Oradea
http://www.apador.org/legi/legea_16_actualizata.pdf

Asa este, am sunat la Arhivele Nationale, trebuie, inainte de eliminarea din arhiva a actelor cu termen expirat, facut un nomenctator cu termenele de pastrate (vezi legea 16/1996 unde este un model de nomenclator), aprobat nomenclatorul de ei si abia apoi se poate proceda la eliminarea propriu zisa.

Am zis ca poate se mai loveste cineva de asta, sa scriu ce am aflat si eu.
O zi buna sa aveti!!


Sus
 Profil  
 
Afişează mesajele de la anteriorul:  Sortează după  
Scrie un subiect nou Răspunde la subiect  [ 9 mesaje ] 

Ora este UTC + 2


Cine este conectat

Utilizatorii ce navighează pe acest forum: Niciun utilizator înregistrat şi 1 vizitator


Nu puteţi scrie subiecte noi în acest forum
Nu puteţi răspunde subiectelor din acest forum
Nu puteţi modifica mesajele dumneavoastră în acest forum
Nu puteţi şterge mesajele dumneavoastră în acest forum
Nu puteţi publica fişiere ataşate în acest forum

Căutare după:
Mergi la:  
POWERED_BY
Translation/Traducere: phpBB România