Forum SAGA

Suntem obligati sau nu sa predam baza de date clientilor nostri?

Sa "spicuim" din prevederile legale in acest sens:

ORDIN Nr. 3512 din 27 noiembrie 2008
privind documentele financiar-contabile*)
EMITENT: MINISTERUL ECONOMIEI ȘI FINANȚELOR
PUBLICAT ÎN: MONITORUL OFICIAL NR. 870 bis din 23 decembrie 2008
*) Ordinul nr. 3.512/2008 și anexele nr. 1 și 4 au fost publicate în Monitorul Oficial al
României, Partea I, nr. 870 din 23 decembrie 2008 și sunt reproduse și în acest număr bis.

14.
.....
Înregistrările în contabilitate se pot face manual sau utilizându-se sistemele informatice de prelucrare automată a datelor.

16. Registrele de contabilitate și formularele financiar-contabile pot fi adaptate în funcție de specificul și necesitățile persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, cu condiția respectării conținutului de informații și a normelor de întocmire și utilizare a acestora. Acestea pot fi pretipărite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor.
18.
...
Registrele de contabilitate se pot prezenta sub formă de registru, foi volante sau listări informatice, după caz.
...
24. Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Registrul Cartea mare se păstrează în unitate timp de 10 ani de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare.
Persoanele fizice care utilizează tehnica de calcul trebuie să asigure listarea acestora în orice moment pe parcursul celor 10 ani de păstrare.

58.
.....
f) să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile Legii nr. 82/1991, republicată;
g) să precizeze procedurile și suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situațiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;
n) să permită, în orice moment, reconstituirea conținutului conturilor, listelor și informațiilor supuse verificării; toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări și al unui sold anterior al acelui cont; fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse prelucrării;
59.
Sistemele informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la următoarele criterii considerate minimale:
a) să asigure concordanţa strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează;
b) să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiţii de siguranţă;
c) fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conţinutul unui document, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât şi organele de control;

60.
.....
Unitățile de informatică sau persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automată a datelor poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a
informațiilor din documente, iar beneficiarii răspund pentru exactitatea și realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.

H. Condițiile în care se pot întocmi, edita și arhiva electronic documentele financiar contabile
64. Din punct de vedere al bazei de date trebuie să existe posibilitatea reconstituirii în orice moment a conținutului documentelor financiar-contabile.
67. Trebuie să se asigure listarea tuturor documentelor financiar-contabile solicitate de organele de control.


Cod procedura fiscala: (Ultima actualizare: Ordonanţa de Urgenţă Guvernului nr. 40 din 18 iunie 2014)
Art. 80 Reguli pentru conducerea evidenţei contabile şi fiscale
(1) Evidenţele contabile şi fiscale vor fi păstrate, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului, la sediile secundare ale acestuia, inclusiv pe suport electronic, sau pot fi încredinţate spre păstrare unei societăţi autorizate, potrivit legii, să presteze servicii de arhivare.
(2) Prin excepţie de la prevederile alin. (1), evidenţele contabile şi fiscale ale exerciţiului financiar în curs se păstrează, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabililor, la sediile secundare ale acestora sau, în perioada 1 - 25 a lunii următoare, la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru prelucrarea lor în vederea întocmirii declaraţiilor fiscale.
(3) Dispoziţiile legale privind păstrarea, arhivarea şi limba folosită pentru evidenţele contabile sunt aplicabile şi pentru evidenţele fiscale.
(4) În cazul în care evidenţele contabile şi fiscale sunt ţinute cu ajutorul sistemelor electronice de gestiune, pe lângă datele arhivate în format electronic contribuabilul este obligat să păstreze şi să prezinte aplicaţiile informatice cu ajutorul cărora le-a generat.

Din datele de mai sus rezulta ca avem obligatia sa predam baza de date catre clientii pentru care am lucrat contabilitatea intrucat acestia trebuie sa asigure “listarea acestora în orice moment pe parcursul celor 10 ani de păstrare” si “fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conţinutul unui document, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât şi organele de control”.
Cat de greu ne-ar parea, totusi baza de date trebuie data catre cel care urmeaza sa preia contabilitatea sau catre clientul nostru.
De ce am scos aceste prevederi la lumina?! Pentru ca exista unii colegi de breasla care REFUZA sa puna la dispozitia clientului baza de date pe motiv ca aceasta nu face parte din intelegerile contractuale avute cu beneficiarii serviciilor de contabilitate.
Din cele de mai sus rezulta clar ca SUNTEM OBLIGATI sa predam baza de date si sa nominalizam si programul informatic folosit.

Nota: am modificat postarea pentru a adauga inca o prevedere legala in ceea ce priveste OBLIGATIVITATEA predarii bazei de date catre clientii carora le lucram.

Multumesc pe aceasta cale Aureliei RUJA pentru trimitere si la Codul de Procedura Fiscala

Dupa parerea mea, daca le oferi in format pdf listele mentionate nu trebuie sa predai baza de date.
Ca dupa predare clientul poate cere diverse informatii, da se pot oferii/tiparii (dar nu neaparat fara cost).

Si cum punem de acord art. 59 cu ceea ce spui?
REVISAL genereaza o baza de date,
De ce TREBUIE sa avem baza de date REVISAL dar baza de date generata de programul de contabilitate nu?!
Chestia cu REVISAL ca este obligatoriu....este dar nu si baza de date sa fie predata...sau baza din REVISAL este obligatorie?
Avem doua unitati de masura atunci cand interpretam?
Cand preiau sa am baza de date cand predau....sa nu dau baza de date (ma refer la programul de contabilitate)
Dupa ce am predat contabilitatea cum adica sa vina la mine fostul client sa-i tiparesc ceva? De ce i-am data baza de date?! Clientul nu trebuie sa mai vina inapoi.
Mda....

Şi de n-ar fi prevazută în vreo normă legală şi tot ar fi o obligaţie morală, de bun simţ.
Şi de ce să nu-i dai clientului baza de date!
Eventual, nu faci decât să pui ceva beţe-n-roată colegului care preia contabilitatea ...

daca programul de contabilitate este cumparat de mine ca si contabil, de ce sa-i dau bazya de date daca nu mai lucreaza cu mine ?
Da, Revisal de la ITM e corect, e gratis si il pot salva si da pe firmei respective dar arhiva SAGA? de ce? poate el nici nu va lucra cu baza mea de date. Asa ca listez balantele analitic, stocurile, imobilizarile, etc si le dau pe semnatura, dar baza de date nu are sens, sunt datele introduse de mine pe programul cumparat de mine. Daca e ra programul cumparat de firma atunci da trebuie sa-i dau arhiva.

Faptul ca ai platit licenţa nu te face proprietar pe datele firmei.
Iar dacă este o problema de bani, poţi deconta cv acesteia catre beneficiar.
Deşi cred ca e o preocupare de interes minor să pui problema preţului licenţei pe care, aproape sigur, o recupereri de la un singur client, din primul onorariu.

Sunt total de acord cu ApetreM.Eu am preluat în ianuarie contabilitatea unei firme, care întâmplător a lucrat tot cu SAGA.Şi pentru că nu a dorit să-mi predea baza de date,( deci nu programul, pentru că ăla l-am achiziţionat eu), a trebuit să pierd o mulţime de timp cu preluarea soldurilor facturilor pentru clienţi şi furnizori, apoi imobilizări şi tot ce ştiţi şi voi că înseamnă o preluare.Şi pentru ce această muncă degeaba?Doar nu avem nimic de ascuns nici dacă predăm, nici dacă preluăm o firmă, nu?Dar aşa suntem noi...o breaslă mai ciudată, ca să nu zic mai conservatoare!!

Și eu zic că e corect să-i dai baza de date. Dacă ți-a plătit serviciile baza de date este a lui.
Actele firmei trebuie restituite acesteia indiferent că ți-a achitat sau nu serviciile. Pentru că sunt ale ei. Dacă nu ți se achită, da, și eu zic că nu e ok să restitui munca ta.

Acesta este si motivul pentru care am deschis acest topic.
POate nu timpul este cel mai mare dusman ci datele pe care trebuie sa le dam celor care ni le cer.
Daca nu am baza de date a programului, si am concediu pentru crestere copil, sau intra cineva in somaj, ce fac?
Ma duc la lins de documente?!
Este o chestiune de normalitate si (foarte frumos spus de catre ApetreM): MA RESPECT si respect si dovedesc bunul simt.
Cu scuzele de rigoare (nu doresc sa se simta nimeni jignit) dar am fost mai ieri pus intr-o astfel de situatie jenanta de catre un utilizator de SAGA: eu am muncit la acea baza de date si nu pot sa v-o dau.
Suntem FerentA o breasla ciudata, ca si medicii stomatologi de exemplu. Aproape la fel: aceleasi mici rautati.
N-am sa inteleg niciodata de ce.
Daca un client nu plateste foarte bine il dau in judecata si-mi recuperez onorariu legal. In momentul in care primesc banii ii dau si baza de date (sunt de acord si cu TomaC aici).
AM cautat, am cautat si baza legala sa vada daca exista si am gasit.
Am fost multumit pentru ca mi-a facut o concesie domnisoara: va dau statele in format PDF pe ultimele 6 luni (si tine firma de 3 ani)
AM plans de fericire!

@paturcai si restul datelor cu listarile lunare pe ultimi 3 ani? nu le are firma? cu state de plata etc..
De ce a trebuit sa va dea d-ra statele listate pdf?
PS. ai avut caz fericit ca firma care ati preluat-o a avut contabilitatea pe Saga si arhiva a fost de ajutor dar ce te faci daca firma preluata de dvs era tinuta in Winmentor sau Contasql etc.. nu va ajuta arhiva cu nimic daca nu lucrati cu acelasi program de contabilitate.
Chiar daca am preluat o firma cu datele in Saga, am preferat sa-mi creez o alta firma noua si sa preiau soldurile iar cea initiala sa ramana asa doar pentru consultate fise, stocuri,etc.si pt neclaritati cu patronul.
Eu am preferat asa pt ca nu poti stii ce bazaconii gasesti prin baza de date preluata asa ca raspunzi doar de la data preluarii.

Mi le-a dat in PDF pentru ca refuzat sa imi dea baza de date.
Sa-mi dea evidenta pe ultimii 3 ani in format PDF?
Dar unde suntem aici in Japonia?!
Stiu HerganieC despre felul in care tii contabilitatea si chiar sunt invidios. Stiu ca toate documentele sunt scanate si capata un numar. Asa am retinut dintr-un post de al tau vechi.
M-am simtit pe bune umilit cata importanta dau unii dintre noi documentelor contabile.

Asa este HerganieC, este adevarat: daca avem baza de date in alt format decat cel pe care SAGA il intelege este o problema pentru noi contabilii dar nu si pentru clientii nostri.
Perfect de acord: nici eu nu merg pe ce au lucrat altii inainte in SAGA, si eu prefer sa "compar" sau sa dau la cerere o adeverinta de vechime, o fisa pentru un tert, etc. Fiecare avem stilul nostru si fiecare lucram atat cat ne lasa simtul profesional sa o facem.

In sprijinul celor de mai sus, a prevederilor legale, trebuie sa punem si urmatoarea:

Cod procedura fiscala: (Ultima actualizare: Ordonanţa de Urgenţă Guvernului nr. 40 din 18 iunie 2014)
Art. 80 Reguli pentru conducerea evidenţei contabile şi fiscale
(1) Evidenţele contabile şi fiscale vor fi păstrate, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului, la sediile secundare ale acestuia, inclusiv pe suport electronic, sau pot fi încredinţate spre păstrare unei societăţi autorizate, potrivit legii, să presteze servicii de arhivare.
(2) Prin excepţie de la prevederile alin. (1), evidenţele contabile şi fiscale ale exerciţiului financiar în curs se păstrează, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabililor, la sediile secundare ale acestora sau, în perioada 1 - 25 a lunii următoare, la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru prelucrarea lor în vederea întocmirii declaraţiilor fiscale.
(3) Dispoziţiile legale privind păstrarea, arhivarea şi limba folosită pentru evidenţele contabile sunt aplicabile şi pentru evidenţele fiscale.
(4) În cazul în care evidenţele contabile şi fiscale sunt ţinute cu ajutorul sistemelor electronice de gestiune, pe lângă datele arhivate în format electronic contribuabilul este obligat să păstreze şi să prezinte aplicaţiile informatice cu ajutorul cărora le-a generat.

Multumesc pe aceasta cale Aureliei RUJA pentru trimitere si la Codul de Procedura Fiscala

Hai să fiu eu avocatul diavolului. Contribuabilul nu poate prezenta aplicația ce le-a generat pentru simplul motiv că nu el deține licență pentru softurile ce au fost utilizate la prelucrarea datelor sale contabile. O deține cabinetul de contabilitate nu contribuabilul. Ca urmare contribuabilul nu a folosit el aplicația în sine și nu are ce prezenta. Acel text se poate aplica numai dacă contribuabilul are licență proprie și datele au fost prelucrate pe calculatoarele proprii cu softuri achiziționate sau închiriate direct de către contribuabil, altfel nu prea are cum să aplice acel text de lege și nici nu i se poate aplica.

Si asta poate fi adevarat, dar organele de control (am citit un caz ca acesta) s-au dus la biroul de contabilitate si au solicitat baza de date.

Si eu am vazut cazuri in care s-a solicitat verbal diverse date, dar nu au facut niciodata o adresa oficiala, ca urmare nu esti obligat sa ii oferi nimic.
O data ce s-a predat contabilitatea cu toate documentele necesare sa faca bine si sa se descurce cu ceea ce solicita si prin acte normative.

BalazsE daca ai observat am multumit d-nei Aurelia RUJA, dansa mi-a expus situatia: cei de la FISC au venit la biroul de contabilitate si au solicita aceasta baza de date. Chiar daca ei nu aveau programul cu care lucra d-na Aurelia, dansa a fost obligata sa le predea pe proces verbal acele date.

Nu tin cu nimeni, tin cu breasla contabila.
Sunt colegi care inteleg ca NU CONTABILUL care preia este cel vinovat ci proprietarul firmei care alege sa schimbe colaborarea cu un contabil.

Uite caz concret - chiar acum ma zbat pentru acest lucru:
AM preluat o contabilitate. Nu e treaba mea ca patronul nu a mai dorit colaborarea cu fostul contabil (ca regula cand cineva vine la mine le spun: NU renuntati la contabilul pe care-l aveti pentru ca el stie o serie de lucruri despre firma dvs. Ganditi-va bine ce faceti! Nu exagerez intotdeauna le spun acest lucru pentru ca mi se pare corect fata de un coleg care lucreaza in breasla).
Cu greutate mi-au fost trimise 5 state de plata (care ma dor pe mine) pentru perioada IULIE 2014 - DECEMBRIE 2014 si REVISAL-ul in format RVS. Descopar ca exista o mamica care a nascut si probabil (CU SIGURANTA) doreste sa intre in CRESTERE COPIL. Fostul contabil (cu cinism) imi trimite adeverinta cu stagiile de cotizare din ultimele 12 luni anterioare nasterii copilului SA LE COMPLETEZ EU. Nu mor sa caut in acte! Surpriza: TOATE STATELE de plata SUNT la fostul contabil care nu a terminat INCA sa le treaca in Procesul-verbal. Absolut toate dosarele lucrate din 2013 pana la zi sunt la fostul contabil (o masura absolu tampita de a santaja clientul tinandu-i documentele de frica sa nu plece). A cerut un ragaz de 3 (TREI) saptamani ca sa predea toate DOCUMENTELE in situatia in care se apropie termenul de depunere a unui dosar de recuperare CM de la CNAS (care nu se mai poate depune in termen deoarece IERI mi-au fost predate concediile medicale din NOV 2014 - FEB 2014 NECOMPLETATE).
In situatia in care mi s-ar fi dat baza de date as fi putut sa iau datele de acolo si sa aduc ajung in timp util sa depun recuperarea de CM platit de firma.
Mai mult: pe data de 02.03.2015 se face o angajare cu 03.03.2015, transmit REVISAL-ul cu noul contract. Surpriza! Intr-un total dispret fostul contabil depune un nou REVISAL pe data de 03.03.2015 care practic anuleaza contractul depus de mine in data de 02.03.2015. AM incercat sa iau legaturaq cu el. REFUZA sa raspunda la telefon.
CUm suna asta?!