Raport lunar contabilitate

[solovastru]

Buna, am si eu o sugestie care s-ar putea sa fie indeplinita daca o considerati utila prin intermediul votului alaturat.

Practic cu totii intocmim evidente contabile, insa un numar extrem de mic de clienti sunt interesati de aspectele muncii noastre. Astfel putini dintre acestia i-au balanta in mana si verifica imediat tot ceea ce scrie in aceste evidente. Ca urmare am adresat echipei Saga rugamintea implementarii unui raport lunar in care sa fie evidentiate aspectele principale din cadrul unei balante de verificare lunara precum

- cifra de afaceri ian - luna xxx
- profit / pierdere la sf lunii xxx
- stocul de marfa existent in gestiune xxx
- stocul altor consumabile existente (cls 3 - marfa)
- soldul contului 401 si 411 eventual si imprimarea alaturata a situatiei furniz/clienti aferente sf. de luna xxx
- soldul existent in casierie
- informatii privind datoriile de achitat catre bugetul de stat (salarii (BS+BASS) - extrase din statul de plata aferent lunii xxx, tva-ul ca diferenta dintre jurnalele de vanzari-cumparari aferent lunii)

Toate aceste informatii ar urma sa fie transmise in ideea informarii acestora din timp cu privire la situatia financiara (urmand a evita discutii de genul unor plati de TVA, impozite, etc la care nu se asteptau (mai ales platitorii de tva trimestrial))
Practic nu se doreste inlocuirea balantei de verificare ci doar acordarea unui ajutor de interpretare a datelor din aceasta. In acest moment i-au fiecare societate in parte, verific si preiau fiecare informatie separat le transcriu intr-un fisier pe care il predau clientului de regula odata cu sfarsitul prelucrarii dosarului.
Ce am observat
- cu aceasta ocazie am reusit mult mai usor sa depistez erorile de inregistrare in contabilitate, dar si erorile cauzate de documentele transmise de patroni
- un raspuns extrem de pozitiv (eu transmitand prin email aceste informatii) din partea clientiilor care atunci cand vad o balanta nu prea inteleg multe ... insa asemenea situatii le-au simplificat aceasta munca

multumesc celor interesati de sustinere.
astept pareri.

[balazse]

Sustin.

[balteanuc692]

Sustin. Nu cred ca ar fi greu de realizat.

[eugen01]

ehh...nu il vad necesar.S-a mai discutat despre anumite particularitati pentru personalizare program Saga.Pentru mine meniul Analiza Financiara este cireasa de pe tort.Personal trimit saptamanal (chiar de doua ori pe saptamana) ceva asemanator folosind clasicul excell.Am deschis un excell, am trecut datele cerute, pentru urmatorul raport nu fac decat sa click-ai pe copy (in cadrul aceluiasi excell) si sa actualizez datele respective (cu ajutorul SituatiiListari), trec si solduri de banca/casa etc...astfel am un excell care contine toate raportarile de-a lungul unui an.Despre sold marfuri? Selectez gestiune s.a.m.d..Ca si "trucuri" marturisesc ca Furnizorii/Clientii ii am in ordine alfabetica.
Pentru ca Saga (sau un alt program informatic) sa scoata acest tip de raportari, personalizate ca sa zic asa..practic ar dubla selectiile deja puse la dispozitie.Managementul nu se va multumi numai cu sold Furnizori/Clienti..ci si cum bine ati remarcat cu situatia...detaliata.Adica data emitere...data scadenta...totaluri.Pentru furnizori e interesat sa stie ce facturi musai sa le plateasca si ce poate "rostogoli".... situatie ce o avem deja in Situatii Clienti/Furnizori.Deci practic, centralizez in excell Situatiile puse la dispozitie de Saga.
(Sper sa se inteleaga ca cele de mai sus nu sunt spuse in spiritul de "Gigi Contra", ci doar o impartasire a unui mod de lucru, sau daca vreti o justificare a pozitiei luate;nu cred ca e nevoie sa mai amintesc ca decizia/deciziile de implementare se ia in ...Delea Veche)

[brandusoiud479]

@ eugen "Pentru mine meniul Analiza Financiara este cireasa de pe tort."
exista in saga acest meniu sau va referiti la situatii manageriale?

[eugen01]

B479> Da...am scris fara sa mai verific..denumirea exacta.E vorba de submeniul din Diverse.

[brandusoiud479]

super interesant ar fi, zic eu, sa pot sa aleg eu ce conturi vreau sa apara in aceasta situatie pe o perioada de maxim un an. astfel, dintr-o privire pot vedea evolutia anumitor conturi de cheltuieli, de venituri, a soldurilor de casa, banca, etc.

de altfel, o situatie cu soldul/rulajul total al anumitor conturi, alese de mine: de ex, vreau sa stiu cat am de plata in fiecare luna la buget (contributii, tva, impozit salarii/profit). in acest fel, pot observa si cum au evoluat aceste plati in ultimele 12 luni.

in acest moment aceste doua modele de situatii le fac in excell, ceea ce inseamna sa preiau manual datele din balante si fisele conturilor pe fiecare luna.

[solovastru]

pai tocmai asta este ideea in sine, de a incerca sa renuntam la situatii peste situatii in excell, plus ca aceste interogari sunt usor de obtinut (e ca si cum ai scoate o balanta cu doar 6-7 pozitii) insa simplificata (fara solduri initiale, rulaje,etc ) ci doar sumele finale. E adevarat ca se vor gasi persoane sa aiba nevoie de soldurile clientilor sortate dupa zi, dupa localitate sau cine stie ce le mai trece prin cap, insa acestea recunoastem cu totii ca sunt exceptii. Eu ma refeream la o "balanta" extrem de simplificata si doar cu sold final.

[eugen01]

http://www.sagasoft.ro/forum/viewtopic. ... sql#p16937

Si totusi...nu e chiar asa simplu !!Un manager nu foloseste termeni ...contabili (rulaj...sold , cont 401/4111 etc...), e de datoria noastra sa folosim limbajul managerului , nu sa-l obligam sa invete el contabilitate.E de datoria noastra sa "traducem" termenii contabili in limbajul managementului, pentru ca sa nu uitam Saga este un program de contabilitate...pentru management sunt alte programe.Sunt de acord ca pe de o parte (nu toti cunoastem asa bine informatica, precum in link-ul/link-urile de mai sus) nu ar fi rau sa existe un Querry Wizard, in genul celui din Access, unde cu minime cunostinte si un simplu drag and drop putem obtine (aproape) orice selectie.Dar...asta necesita marirea memoriei alocate programului (a mai fost abordata problema ..dar nu gasesc topicu').

[solovastru]

Recunosc ca ar trebui sa facem o explicare detailata a balantei de verificare fiecarui client tocmai pentru a putea confrunta soldurile, a stabili o tactica pe viitor, etc; nu contest acest lucru, insa de multe ori problemele simple cer rezolvari simple (si mi-e mi-ar placea sa vad 20 de patroni asteptand cu balanta in mana in fiecare luna si intrebandu-ma ce contine aia, sau aia ... )Credeti-ma ei se pricep la un singur lucru (si de multe ori nici la acela) si anume sa-si conduca cat de cat afacerea (cifrele sunt ale contabilului, asta e scaparea lor).
Exista carcotasi care vor spune ca este de datoria noastra sa le explicam munca noastra, adevarat insa sa va dau un exemplu: la nasterea celui de-al 2-lea copil aproximativ 3 medici (ginecologul, anestezistul si neonatologul) mi-au spus fiecare in mod "sintetizat" a cate 1/2 ora fiecare procedura care urma sa aiba loc. Am fost fascinat de felul in care povesteau insa la sfarsit concluziile a fost urmatoarele:
- n-am putut lega 2 idei din toata procedura explicata, atat timp cat n-am facut medicina (si fiind vorba de copilul meu va dati seama ca nu se poate vorbi de indiferenta)
- nu ma intereseaza procedura in sine fiindca nu o inteleg, atata timp cat fetita si sotia sunt in regula la sfarsit
Cu ce este mai diferita experienta mea de cea pe care eu o propun patronilor mei prin analiza unei balante analitice in formatul actual ?


Hai sa facem un experiment ...
Va rog ca dupa procesarea documentelor aferente lunii dec 2011 sa transmiteti prin email unui nr de jumatate dintre clientii vostrii balanta analitica a lunii, iar celeilalte jumatati a clientelei anumite informatii legate de dosarul aceasteia: cifra de afaceri, profit / pierdere, valoare stocuri / marfa, o situatie analitica clienti/furnizori, o valoare a sumelor de plata (salarii, tva ), soldul casieriei/bancii.
Daca este posibil creati o factura de intrare "fantoma" care sa creasca artificial stocul de marfa, valoarea furnizorilor, tva de recuperat, etc. Observati cati dintre clientii celor 2 categorii vor observa mai usor aceste denaturari. Nu contest ca o persoana interesata nu va observa aceasta informatie in balanta analitica, insa este mult mai usor de reperat in momentul unor informatii sintetizate si astfel mult mai usor ca la urmatoarele discutii acestea sa nu mai apara, sau sa fie rezolvate instantaneu.

pentru a nu ajunge de la o sinteza de 6-7 probleme la una cu 100 care va rezulta intr-o balanta analitica in sine se poate merge pe ideea raportarii doar a unui numar de max. 10 informatii cele mai relevante pentru un client.

Ce nu inteleg e faptul ca recunoastem ca ne folosim de fisiere excell care extrag datele x in raportul y, insa nu vedem utilitatea ca un asemenea raport sa fie generat printr-o interogare a programului Saga. Pai pana la urma in sine tot programul de contabilitate de care ne folosim face exact acelasi lucru (extrage informatiile in fc de datele introduse) si totusi vedem utilitatea fiselor de conturi, a jurnalelor de vanz/cump, etc. Cred ca, cu totii folosim saga fiindca face exact ceea ce dorim (nu vedem ochisori si bacnote plimbandu-se in loc de mouse, sau punandu-ne sa arhivam datele in fiecare an diferit, etc) si atunci daca cu totii ne folosim de programe auxiliare de ce sa nu incercam sa le transpunem in programul saga ?

[eugen01]

pai...daca eu trimit un raport (word) sau scos de Saga, respectivul manager trebuie sa analizeze respectivele date.Cum ar putea sa le analizeze, sa scoata prognoze etc ?...doar reeditandu-le in...excell.Cel putin asta e motivatia pe care am primit-o eu.De exemplu, la Situatia furnizorilor, pentru a hotara ce sa plateasca (pentru ca..deh...soldul Banca e cam subtirel), trebuie sa faca diverse simulari.Deci, ar pierde timp ca sa reediteze datele trimise de mine.

[herganiec]

solovastru, creaza un model/modele de raport la cum te-ai gandit si posteaza aici sa vedem.
Asa ne dam seama mai bine ceea ce doresti si cum sa arate.
Cred ca si altii ar dori asa ceva mai "pe intelesul tuturor" .. dar nu stiu cum ar trebui sa arate.

[solovastru]

bun, atunci ca sa impacam si capra si varza de ce nu se poate scoate o balanta doar cu solduri finale si doar cu ce conturi dorim, asta s-ar numi tot o sintetizare a informatiilor.

Practic eu trimit in fiecare email clientului informatii de genul
Dosar aferent lunii xx 2011

- cifra de afaceri xxxxx lei
- profit xxxxxxx lei
- situatie furniz/clienti (atasez pdf cu situatiile scoase din saga)
- stoc marfa / materiale xxxxxxx lei
- sold registru de casa / banca xxxxxx lei
- sume de achitat salarii, sume de achitat TVA (pt cei trimestr. fac diferenta intre 4426 si 4427 ca sa-si faca o parere pe parcursul trimestrului pv sumele viitoare)



Toate aceste informatii le extrag din balanta lunara.
Acum ca se transmit sub forma unui fisier asemeni adeverintelor de sanatate/venituri sau sub alta forma chiar nu e relevant (nici macar denumirea acestui raport), ideea e ca raspunsul din partea patronilor a fost unul extrem de pozitiv in comparatie cu balantele de verificare anterioare.