Cum pastram declaratiile, arhivele si ce dam la clienti
Scris: Mar Iun 16, 2015 10:56 pm
O soluție elegantă pentru a face mici economii şi a mulțumi şi clienţii referitor la tipărirea declaraţiilor depuse, şi/sau a balanţelor şi a restului de documente pe care le facem către firme.
DIn start vă spun că NU TIPĂRESC NICIODATĂ declaraţiile depuse. ABSOLUT NICIO DECLARAŢIE şi niciun BILANŢ.
Si totuşi cum procedez?
Microsoft oferă GRATIS şi fără niciun fel de contraserviciu (bani sau reclame) spaţiu suficient de stocare.
ONEDRIVE este o soluţie excelentă - gratis - pentru 15 GB spaţiu de stocare care este mai mult decât suficient pentru această întreprindere.
PASUL 1
Mergem pe Onedrive şi ne creem un cont (este şi în limba română).
Ca să ne creem un cont trebuie să avem o adresă de email.
Exemplu: adresa de email în care primesc şi de unde trimit toată corespondenţa mea este: [email protected]
Cand mi-am creat contul la ONEDRIVE am fost intrebat de adresa de email si am dat-o pe aceasta.
PASUL 2
Dupa ce ne-am creat contul, tot de pe pagina de pornire (de acolo de unde am facut primii pasi sa ne creem contul ONEDRIVE) avem posibilitatea sa instalam o aplicatie numita ONEDRIVE.
Descarcam si instalam aplicatia ONEDRIVE.
PASUL 3
Aplicatia ONEDRIVE se va instala precum un "FOLDER" si o vom gasi in general in partea stanga cand dam dublu click pe "My computer" sau cand apasam combinatia de taste MICROSOFT+E (tasta microsoft este acea tasta care este pe tastatura si are un stegulet, se afla langa tasta ALT)
Veti fi intrebati ce foldere/directoare doriti sa le sincronizeze AUTOMAT. Va da posibilitatea sa le cautati/browse SI SA BIFATI ce anume directoare aplicatia va sincroniza.
Eu aleg sa se sincronizeze GIGI si MIMI.
PASUL 4
In general am salvat toate lucrarile noastre (declaratii, bilanturi, personal etc) intr-un folder sau in foldere(directoare) separate.
Admitem ca avem doua firme:
GIGI si MIMI
In directorul GIGI am alte foldere/subdirectoare astfel:
2011<----unde sunt salvate toate declaratiile din tot anul 2011
2012
...
2015
Deja la pasul precedent am ales ca folderele GIGI si MIMI sa se "autocopieze"/sa se sincronizeze de cate ori voi face o noua salvare de documente in aceste foldere.
PASUL 5
Un client de-al nostru (GIGI) doreste bilantul contabil, sau ultima declaratie, sau toate declaratiile pentru anul 2015. E dreptul lui pentru ca le-a platit ca noi sa le intocmim.
Apasam combinatia de taste Microsoft+E,
dam click pe folderul ONEDRIVE, iar in fereastra din stanga ne apare directorul/folderul GIGI (si restul folderelor dar ne intereseaza GIGI), dam click dreapta pe directorul GIGI si alegem SHARE/DISTRIBUIE cu ONEDRIVE. Dupa ce am dat click pe aceasta comanda, vom vedea un mesaj in coltul ecranului un mesaj de atentionare care ne va spune ca a fost generata o legatura in memoria tampon (memoria tampon este acolo unde de obicei se duc toate fisierele pe care le copiem atunci cand dam COPY).
Deschidem un email nou si la corespondenta (deci in partea de jos unde scriem noi vrute-si-nevrute) scriem:
Mai jos aveti legatura catre toate documentele care au legatura cu firma dvs.
Dati ENTER si apoi apasati combinatia de taste CTRL+V (sau buton dreapta mouse si alegem PASTE).
Vom vedea ca va aparea o legatura.
Clientul nostru va putea sa dea click pe acea legatura si va vedea ORICAND tot ceea ce am salvat noi/am lucrat de fiecare data. ABSOLUT ORICE.
Este o solutie eleganta, care va scuteste de a mai tipari iar pe clientul dvs. il va multumi faptul ca nu trebuie sa va mai sune sa va ceara nu-stiu-ce-document.
Personal in fiecare folder in care am o firma am create:
DECLARATII (pe fiecare an in parte)
PERSONAL (folder pentru fiecare angajat iar fiecare folder de angajat are inauntru toate deciziile actele aditionale, etc)
ARHIVA ELECTRONICA (unde pun o data pe luna arhiva pe care o genereaza SAGA si de asemenea tot ce se poate lista in PDF: jurnale de cumparari, NIR-uri, vanzari, raport de gestiune-dupa caz, bonuri de productie sau de consum, situatia obiectelor de inventar, deconturi, stocuri, registru de imobilizari, registru de casa, state de salarii, pontaje, registru jurnal-in clar, registru de evidenta fiscala-trimestrial, balanta lunara analitica)
Toti clientii mei au primit un astfel de link si la nevoie pot descarca de acolo tot ce doresc.
ATENTIE!
Toate datele se salveaza prin intermediul INTERNETULUI direct pe un server. Este exact la fel cum avem posta la Yahoo. Daca nu mai merge computerul, nu mai putem sa accesam posta ed la Yahoo?
Ba putem!
Daca vrem ORICAND sa intram si sa vedem orice document ne ducem pe pagina ONEDRIVE, ne trecem acolo adresa de email (PASUL1) ne trecem parola si putem sa vedem orice document este acolo incarcat. Deci documentele stau acolo precum EMAILURILE.
Tocmai asta e ideea: daca se intampla ceva rau sa putem sa le descarcam de acolo inapoi.
Tin pe aceasta cale sa precizez CA NU AM NICIUN AVANTAJ MATERIAL (nu as avea cum dealtfel) ci doresc sa va impartasesc din experienta mea.
Pentru 100 GB lunar se platesc 8 lei cu tot cu TVA (nu este o gluma)
Deci daca spatiul de 15GB nu va ajunge atunci aveti la dispozitie posibilitatea de a cumpara mai mult spatiu de stocare.
https://onedrive.live.com/about/ro-ro/
DIn start vă spun că NU TIPĂRESC NICIODATĂ declaraţiile depuse. ABSOLUT NICIO DECLARAŢIE şi niciun BILANŢ.
Si totuşi cum procedez?
Microsoft oferă GRATIS şi fără niciun fel de contraserviciu (bani sau reclame) spaţiu suficient de stocare.
ONEDRIVE este o soluţie excelentă - gratis - pentru 15 GB spaţiu de stocare care este mai mult decât suficient pentru această întreprindere.
PASUL 1
Mergem pe Onedrive şi ne creem un cont (este şi în limba română).
Ca să ne creem un cont trebuie să avem o adresă de email.
Exemplu: adresa de email în care primesc şi de unde trimit toată corespondenţa mea este: [email protected]
Cand mi-am creat contul la ONEDRIVE am fost intrebat de adresa de email si am dat-o pe aceasta.
PASUL 2
Dupa ce ne-am creat contul, tot de pe pagina de pornire (de acolo de unde am facut primii pasi sa ne creem contul ONEDRIVE) avem posibilitatea sa instalam o aplicatie numita ONEDRIVE.
Descarcam si instalam aplicatia ONEDRIVE.
PASUL 3
Aplicatia ONEDRIVE se va instala precum un "FOLDER" si o vom gasi in general in partea stanga cand dam dublu click pe "My computer" sau cand apasam combinatia de taste MICROSOFT+E (tasta microsoft este acea tasta care este pe tastatura si are un stegulet, se afla langa tasta ALT)
Veti fi intrebati ce foldere/directoare doriti sa le sincronizeze AUTOMAT. Va da posibilitatea sa le cautati/browse SI SA BIFATI ce anume directoare aplicatia va sincroniza.
Eu aleg sa se sincronizeze GIGI si MIMI.
PASUL 4
In general am salvat toate lucrarile noastre (declaratii, bilanturi, personal etc) intr-un folder sau in foldere(directoare) separate.
Admitem ca avem doua firme:
GIGI si MIMI
In directorul GIGI am alte foldere/subdirectoare astfel:
2011<----unde sunt salvate toate declaratiile din tot anul 2011
2012
...
2015
Deja la pasul precedent am ales ca folderele GIGI si MIMI sa se "autocopieze"/sa se sincronizeze de cate ori voi face o noua salvare de documente in aceste foldere.
PASUL 5
Un client de-al nostru (GIGI) doreste bilantul contabil, sau ultima declaratie, sau toate declaratiile pentru anul 2015. E dreptul lui pentru ca le-a platit ca noi sa le intocmim.
Apasam combinatia de taste Microsoft+E,
dam click pe folderul ONEDRIVE, iar in fereastra din stanga ne apare directorul/folderul GIGI (si restul folderelor dar ne intereseaza GIGI), dam click dreapta pe directorul GIGI si alegem SHARE/DISTRIBUIE cu ONEDRIVE. Dupa ce am dat click pe aceasta comanda, vom vedea un mesaj in coltul ecranului un mesaj de atentionare care ne va spune ca a fost generata o legatura in memoria tampon (memoria tampon este acolo unde de obicei se duc toate fisierele pe care le copiem atunci cand dam COPY).
Deschidem un email nou si la corespondenta (deci in partea de jos unde scriem noi vrute-si-nevrute) scriem:
Mai jos aveti legatura catre toate documentele care au legatura cu firma dvs.
Dati ENTER si apoi apasati combinatia de taste CTRL+V (sau buton dreapta mouse si alegem PASTE).
Vom vedea ca va aparea o legatura.
Clientul nostru va putea sa dea click pe acea legatura si va vedea ORICAND tot ceea ce am salvat noi/am lucrat de fiecare data. ABSOLUT ORICE.
Este o solutie eleganta, care va scuteste de a mai tipari iar pe clientul dvs. il va multumi faptul ca nu trebuie sa va mai sune sa va ceara nu-stiu-ce-document.
Personal in fiecare folder in care am o firma am create:
DECLARATII (pe fiecare an in parte)
PERSONAL (folder pentru fiecare angajat iar fiecare folder de angajat are inauntru toate deciziile actele aditionale, etc)
ARHIVA ELECTRONICA (unde pun o data pe luna arhiva pe care o genereaza SAGA si de asemenea tot ce se poate lista in PDF: jurnale de cumparari, NIR-uri, vanzari, raport de gestiune-dupa caz, bonuri de productie sau de consum, situatia obiectelor de inventar, deconturi, stocuri, registru de imobilizari, registru de casa, state de salarii, pontaje, registru jurnal-in clar, registru de evidenta fiscala-trimestrial, balanta lunara analitica)
Toti clientii mei au primit un astfel de link si la nevoie pot descarca de acolo tot ce doresc.
ATENTIE!
Toate datele se salveaza prin intermediul INTERNETULUI direct pe un server. Este exact la fel cum avem posta la Yahoo. Daca nu mai merge computerul, nu mai putem sa accesam posta ed la Yahoo?
Ba putem!
Daca vrem ORICAND sa intram si sa vedem orice document ne ducem pe pagina ONEDRIVE, ne trecem acolo adresa de email (PASUL1) ne trecem parola si putem sa vedem orice document este acolo incarcat. Deci documentele stau acolo precum EMAILURILE.
Tocmai asta e ideea: daca se intampla ceva rau sa putem sa le descarcam de acolo inapoi.
Tin pe aceasta cale sa precizez CA NU AM NICIUN AVANTAJ MATERIAL (nu as avea cum dealtfel) ci doresc sa va impartasesc din experienta mea.
Pentru 100 GB lunar se platesc 8 lei cu tot cu TVA (nu este o gluma)
Deci daca spatiul de 15GB nu va ajunge atunci aveti la dispozitie posibilitatea de a cumpara mai mult spatiu de stocare.
https://onedrive.live.com/about/ro-ro/
